آموزش جامع فرمول DAYS در گوگل شیت
- چگونه می‌توانم تعداد دقیق روزهای بین دو تاریخ مشخص را در گوگل شیت محاسبه کنم؟
- فرمول DAYS در گوگل شیت چیست و چه تفاوتی با سایر توابع تاریخ مانند DATEDIF دارد؟
- در چه سناریوهای کاری و پروژه‌هایی، استفاده از فرمول DAYS می‌تواند به ما کمک کند؟
- اگر ترتیب تاریخ شروع و پایان را اشتباه وارد کنیم، خروجی فرمول چه خواهد بود؟
- برای محاسبه روزهای کاری بین دو تاریخ و حذف تعطیلات آخر هفته، آیا می‌توان از فرمول DAYS استفاده کرد؟
در این مقاله جامع، به تمام این سوالات کلیدی پاسخ خواهیم داد و شما را با یکی از ساده‌ترین و در عین حال کاربردی‌ترین توابع تاریخ در صفحات گسترده گوگل آشنا خواهیم کرد. محاسبه فاصله زمانی بین دو تاریخ، یکی از نیازهای اساسی در مدیریت پروژه، تحلیل داده، امور مالی و برنامه‌ریزی است. خوشبختانه، گوگل شیت ابزاری دقیق و سریع برای این کار ارائه می‌دهد. ما به صورت گام به گام، نحوه استفاده از فرمول DAYS در گوگل شیت را آموزش می‌دهیم، ساختار آن را تشریح می‌کنیم، با مثال‌های عملی کاربرد آن را نشان می‌دهیم و به مقایسه آن با توابع مشابه می‌پرداززیم تا بتوانید با اطمینان کامل از این تابع در کارهای روزمره خود استفاده کنید.
فرمول DAYS در گوگل شیت چیست؟ معرفی و ساختار اصلی
تابع `DAYS` یکی از توابع تاریخ (Date) در گوگل شیت است که به طور خاص برای یک هدف طراحی شده است: محاسبه تعداد کل روزها بین دو تاریخ. این تابع بسیار سرراست و ساده است و پیچیدگی توابع دیگر مانند `DATEDIF` را ندارد. خروجی این فرمول همیشه یک عدد صحیح است که نشان‌دهنده تعداد روزهای تقویمی بین تاریخ پایان و تاریخ شروع است.
ساختار کلی این فرمول به شکل زیر است:
=DAYS(end_date, start_date)
این فرمول تنها دو آرگومان یا ورودی دریافت می‌کند که هر دو اجباری هستند:
end_date: تاریخ پایان دوره. این تاریخی است که می‌خواهید محاسبه تا آن روز انجام شود.start_date: تاریخ شروع دوره. این تاریخی است که محاسبه از آن روز آغاز می‌شود.
یک نکته بسیار مهم در استفاده از این فرمول، ترتیب وارد کردن تاریخ‌ها است. همیشه ابتدا تاریخ پایان و سپس تاریخ شروع را وارد کنید. اگر این ترتیب را رعایت کنید، نتیجه یک عدد مثبت خواهد بود. اما اگر جای این دو تاریخ را عوض کنید (یعنی ابتدا تاریخ شروع و سپس تاریخ پایان را بنویسید)، نتیجه فرمول یک عدد منفی خواهد بود که البته از نظر محاسباتی همچنان صحیح است اما ممکن است در تحلیل‌های بعدی شما را دچار اشتباه کند.
نحوه عملکرد داخلی فرمول DAYS
شاید برایتان جالب باشد که بدانید گوگل شیت چگونه این محاسبه را انجام می‌دهد. در پشت صحنه، گوگل شیت تمام تاریخ‌ها را به صورت یک شماره سریال عددی ذخیره می‌کند. این شمارش از تاریخ ۳۰ دسامبر ۱۸۹۹ (به عنوان عدد ۰) شروع می‌شود. برای مثال، تاریخ ۱ ژانویه ۱۹۰۰ معادل عدد ۱ است. وقتی شما از فرمول DAYS در گوگل شیت استفاده می‌کنید، این ابزار شماره سریال متناظر با تاریخ پایان را از شماره سریال تاریخ شروع کم می‌کند و نتیجه را به شما نمایش می‌دهد. این روش باعث می‌شود محاسبه حتی برای سال‌های کبیسه نیز کاملاً دقیق باشد.
آموزش گام به گام استفاده از فرمول DAYS
استفاده از این فرمول بسیار آسان است. بیایید با چند مثال ساده شروع کنیم تا با نحوه کار آن به طور کامل آشنا شوید.
مثال ۱: محاسبه ساده تعداد روزها
فرض کنید می‌خواهیم تعداد روزهای بین تاریخ 2023/01/15 (تاریخ شروع) و 2023/02/20 (تاریخ پایان) را محاسبه کنیم.
- یک سلول خالی (مثلاً C2) را انتخاب کنید.
- فرمول زیر را در آن تایپ کنید و کلید Enter را بزنید:
=DAYS("2023/02/20", "2023/01/15")
خروجی این فرمول عدد 36 خواهد بود. توجه داشته باشید که تاریخ‌ها باید داخل علامت نقل قول (” “) قرار گیرند تا گوگل شیت آن‌ها را به عنوان متن شناسایی کرده و سپس به تاریخ تبدیل کند.
مثال ۲: استفاده از ارجاع به سلول‌ها (روش استاندارد)
در عمل، بهتر است تاریخ‌ها را در سلول‌های جداگانه وارد کنید و در فرمول به آن سلول‌ها ارجاع دهید. این کار باعث می‌شود شیت شما داینامیک و مدیریت آن آسان‌تر شود.
فرض کنید داده‌های زیر را دارید:
- سلول A2: تاریخ شروع پروژه (مثلاً
2024/05/10) - سلول B2: تاریخ پایان پروژه (مثلاً
2024/08/25)
برای محاسبه مدت زمان پروژه بر حسب روز، مراحل زیر را دنبال کنید:
- در سلول C2 کلیک کنید.
- فرمول زیر را وارد نمایید:
=DAYS(B2, A2) - کلید Enter را فشار دهید.
گوگل شیت به طور خودکار مقدار سلول B2 را به عنوان تاریخ پایان و مقدار A2 را به عنوان تاریخ شروع در نظر گرفته و نتیجه را که عدد 107 است، نمایش می‌دهد. حالا اگر هر یک از تاریخ‌ها را در سلول‌های A2 یا B2 تغییر دهید، نتیجه در سلول C2 فوراً به‌روزرسانی می‌شود.
مثال ۳: محاسبه با تاریخ امروز (استفاده از تابع TODAY)
یکی از کاربردهای بسیار مفید، ترکیب فرمول DAYS با تابع TODAY() است. تابع TODAY() همیشه تاریخ روز جاری را برمی‌گرداند. این ترکیب برای محاسبه سن، مدت زمان گذشته از یک رویداد یا روزهای باقی‌مانده تا یک سررسید عالی است.
فرض کنید می‌خواهید محاسبه کنید چند روز از تاریخ تولد یک شخص که در سلول A5 قرار دارد (مثلاً 1995/09/12) گذشته است.
- در یک سلول خالی، فرمول زیر را بنویسید:
=DAYS(TODAY(), A5)
این فرمول تعداد روزهای گذشته از تاریخ تولد (موجود در A5) تا به امروز را محاسبه می‌کند. از آنجایی که تابع TODAY() هر روز به‌روز می‌شود، این عدد نیز به صورت خودکار آپدیت خواهد شد.
کاربردهای عملی فرمول DAYS در پروژه‌ها و کسب‌وکار
سادگی فرمول DAYS در گوگل شیت نباید شما را فریب دهد. این تابع در سناریوهای مختلف کاری بسیار قدرتمند و راه‌گشا است. در ادامه به چند مورد از کاربردهای کلیدی آن اشاره می‌کنیم.
۱. مدیریت پروژه و کنترل زمان‌بندی
در مدیریت پروژه، محاسبه دقیق مدت زمان هر فاز یا کل پروژه حیاتی است. با استفاده از این فرمول می‌توانید به سادگی:
- مدت زمان کل پروژه: با داشتن تاریخ شروع و پایان پروژه، تعداد کل روزهای آن را محاسبه کنید.
- مدت سپری شده از پروژه: با ترکیب
=DAYS(TODAY(), start_date)می‌توانید ببینید چند روز از شروع پروژه گذشته است. - روزهای باقی‌مانده تا ددلاین: با فرمول
=DAYS(end_date, TODAY())به راحتی تعداد روزهای باقی‌مانده تا سررسید نهایی را به دست آورید. این کار برای اولویت‌بندی وظایف بسیار مفید است.
۲. امور مالی و حسابداری
در محاسبات مالی، محاسبه دوره‌های زمانی اهمیت زیادی دارد. برای مثال:
- محاسبه دوره صورت‌حساب: تعداد روزهای یک دوره فاکتور را برای محاسبه هزینه‌ها یا درآمد روزانه محاسبه کنید.
- کنترل سررسید پرداخت‌ها: می‌توانید ستونی ایجاد کنید که نشان دهد چند روز از تاریخ سررسید یک فاکتور گذشته یا چند روز تا آن باقی مانده است.
۳. منابع انسانی (HR)
در بخش منابع انسانی، از این فرمول می‌توان برای موارد زیر استفاده کرد:
- محاسبه سابقه خدمت کارکنان: با داشتن تاریخ استخدام هر کارمند، می‌توانید به راحتی سابقه خدمت او را بر حسب روز محاسبه کنید.
=DAYS(TODAY(), hire_date) - مدیریت دوره‌های آزمایشی: محاسبه تعداد روزهای سپری شده از دوره آزمایشی یک کارمند جدید.
- برنامه‌ریزی مرخصی‌ها: محاسبه تعداد روزهای مرخصی درخواست شده توسط کارمندان.
مقایسه فرمول DAYS با توابع مشابه در گوگل شیت
گوگل شیت توابع دیگری نیز برای کار با تاریخ ارائه می‌دهد. درک تفاوت‌های آن‌ها به شما کمک می‌کند تا در هر موقعیت، ابزار مناسب را انتخاب کنید. دو جایگزین اصلی برای `DAYS`، تفریق ساده و تابع `DATEDIF` هستند.
تفاوت DAYS با تفریق ساده (-)
شما می‌توانید با استفاده از عملگر تفریق (-) نیز تعداد روزهای بین دو تاریخ را محاسبه کنید. برای مثال، اگر تاریخ پایان در B2 و تاریخ شروع در A2 باشد، فرمول =B2-A2 دقیقاً همان نتیجه فرمول =DAYS(B2, A2) را برمی‌گرداند. هر دو روش خروجی یکسانی دارند.
پس چرا از `DAYS` استفاده کنیم؟
- خوانایی بهتر: فرمول
=DAYS(end_date, start_date)خواناتر و واضح‌تر است. هر کسی که شیت شما را ببیند، فوراً متوجه می‌شود که هدف محاسبه تعداد روزها بوده است. - جلوگیری از خطا: استفاده از یک تابع مشخص مانند `DAYS` احتمال بروز خطای انسانی (مثلاً جابجا نوشتن سلول‌ها) را کاهش می‌دهد، زیرا آرگومان‌ها نام مشخصی دارند.
تفاوت DAYS با فرمول DATEDIF
اینجا تفاوت‌ها اساسی‌تر است. فرمول `DATEDIF` یک تابع بسیار قدرتمندتر و انعطاف‌پذیرتر است که می‌تواند تفاوت بین دو تاریخ را بر اساس واحدهای مختلفی مانند روز، ماه یا سال محاسبه کند.
ساختار آن به این شکل است: =DATEDIF(start_date, end_date, unit)
جدول زیر تفاوت‌های کلیدی این دو فرمول را نشان می‌دهد:
| ویژگی | فرمول DAYS | فرمول DATEDIF |
|---|---|---|
| واحد خروجی | فقط روز | روز (“D”)، ماه (“M”)، سال (“Y”) و ترکیبات دیگر |
| سادگی استفاده | بسیار ساده و سرراست | کمی پیچیده‌تر به دلیل نیاز به آرگومان سوم (unit) |
| انعطاف‌پذیری | کم (فقط برای محاسبه روز) | بسیار بالا (مناسب برای محاسبات متنوع) |
| کاربرد اصلی | محاسبه سریع تعداد کل روزهای تقویمی | محاسبه سن، سابقه خدمت به سال و ماه، و موارد پیچیده‌تر |
چه زمانی از کدام فرمول استفاده کنیم؟
- اگر فقط و فقط به تعداد کل روزهای بین دو تاریخ نیاز دارید، `DAYS` بهترین، سریع‌ترین و خواناترین گزینه است.
- اگر نیاز دارید فاصله زمانی را بر اساس ماه یا سال محاسبه کنید (مثلاً “۲ سال و ۵ ماه”)، باید از `DATEDIF` استفاده کنید.
و اما فرمول NETWORKDAYS…
یک نکته مهم دیگر: فرمول `DAYS` تمام روزهای تقویمی، شامل تعطیلات آخر هفته (شنبه و یکشنبه) و تعطیلات رسمی را شمارش می‌کند. اگر نیاز دارید فقط روزهای کاری را محاسبه کنید، باید از توابع NETWORKDAYS یا NETWORKDAYS.INTL استفاده کنید. این توابع به شما اجازه می‌دهند تعطیلات آخر هفته و لیست تعطیلات سفارشی خود را از محاسبات حذف کنید.
نکات مهم و خطاهای رایج در استفاده از فرمول DAYS
برای استفاده بهینه و جلوگیری از بروز خطا، به نکات زیر توجه کنید:
۱. خطای #VALUE!
این خطا زمانی رخ می‌دهد که یکی از ورودی‌های شما فرمت تاریخ معتبری نداشته باشد. مثلاً اگر به جای تاریخ، یک متن معمولی وارد کنید. همیشه مطمئن شوید که مقادیر موجود در سلول‌ها به عنوان تاریخ توسط گوگل شیت شناسایی شده‌اند. (از منوی Format > Number > Date استفاده کنید).
۲. خطای #NUM!
این خطا معمولاً زمانی اتفاق می‌افتد که مقادیر ورودی، اعداد نامعتبری باشند که گوگل شیت نمی‌تواند آن‌ها را به تاریخ تبدیل کند. برای مثال، یک عدد منفی یا یک رشته متنی که شبیه تاریخ نیست، می‌تواند این خطا را ایجاد کند.
۳. نتیجه منفی
همانطور که قبلاً اشاره شد، اگر تاریخ شروع را بعد از تاریخ پایان قرار دهید (یعنی =DAYS(تاریخ قدیمی, تاریخ جدید))، خروجی یک عدد منفی خواهد بود. این یک خطا نیست، بلکه نتیجه منطقی محاسبه است. همیشه برای دریافت نتیجه مثبت، ابتدا تاریخ جدیدتر (پایان) و سپس تاریخ قدیمی‌تر (شروع) را وارد کنید.
۴. فرمت‌بندی سلول خروجی
سلولی که فرمول `DAYS` در آن قرار دارد باید با فرمت “Number” یا “Automatic” تنظیم شده باشد. اگر به اشتباه آن را روی فرمت “Date” تنظیم کنید، گوگل شیت سعی می‌کند عدد خروجی را به عنوان یک تاریخ نمایش دهد و نتیجه‌ای بی‌معنی (مانند یک تاریخ در سال ۱۹۰۰) به شما نشان خواهد داد.
جمع‌بندی
فرمول DAYS در گوگل شیت ابزاری ساده، کارآمد و دقیق برای محاسبه تعداد روزهای بین دو تاریخ است. این تابع با ساختار سرراست خود، گزینه‌ای ایده‌آل برای کاربرانی است که به دنبال یک راه‌حل سریع برای مدیریت زمان‌بندی پروژه‌ها، پیگیری سررسیدها و انجام محاسبات زمانی روزمره هستند. با اینکه توابع قدرتمندتری مانند `DATEDIF` و `NETWORKDAYS` برای نیازهای پیچیده‌تر وجود دارند، `DAYS` به دلیل سادگی و خوانایی بالا، جایگاه ویژه‌ای در جعبه‌ابزار هر کاربر گوگل شیت دارد. با تسلط بر نحوه استفاده از این فرمول و ترکیب آن با توابع دیگری مانند `TODAY`، می‌توانید دقت و سرعت تحلیل‌های زمانی خود را به شکل چشمگیری افزایش دهید.
دیدگاهتان را بنویسید